Adaptation d’ORBi aux exigences du décret Open Access de la Fédération Wallonie-Bruxelles
Depuis la mise en place de son mandat de dépôt et le déploiement d’ORBi en 2008, l’Université de Liège maintient une prise de position forte en faveur de l’Open Access. C’est dans cette optique qu’a été décidée une mise en accord avec les obligations du décret Open Access de la Fédération Wallonie-Bruxelles, tant pour le processus de dépôt des articles dans ORBi que pour l’évaluation de nos chercheurs
1. QUE DIT LE DÉCRET ?
Tous les articles de périodiques scientifiques acceptés pour publication et issus de recherches financées en tout ou en partie par la Fédération Wallonie-Bruxelles doivent être déposés en accès ouvert dans un répertoire institutionnel.
Si l’éditeur l’exige, le décret permet que l’article soit déposé en accès ouvert avec un embargo qui ne peut pas excéder :
6 mois pour les domaines des sciences, des techniques et de la médecine humaine ou vétérinaire ;
12 mois pour les sciences humaines et sociales.
Cela concerne tous les chercheurs de l’ULiège (tout chercheur menant une activité de recherche effectuée dans un établissement scientifique ou d’enseignement et financée en tout ou en partie par la Fédération Wallonie-Bruxelles).
2. QUELS ARTICLES SONT CONCERNÉS ?
Tous les articles de périodiques scientifiques réalisés au sein de l’ULiège, acceptés pour publication ou publiés depuis 2018. En effet, ils sont issus de recherches financées en tout ou en partie par la Fédération Wallonie-Bruxelles, financement indirect compris (salaires, infrastructures, matériel...).
3. QUE PUIS-JE DÉPOSER EN ACCÈS OUVERT ?
Vous pouvez toujours déposer en accès ouvert :
La version finale “éditeur” (le pdf tel que diffusé par l’éditeur) de vos articles publiés directement dans une revue en Open Access, sous licence Creative Commons ou autre licence libre
Il est parfois possible de déposer en accès ouvert la version finale de l’article telle que publiée par l’éditeur, même si la revue n’est pas en Open Access et qu'un copyright transfer agreement a été signé. Vous trouverez généralement les droits accordés par les éditeurs sur le site web de la revue ou dans Open Policy Finder.
Pour vous aider à visualiser la différence entre les versions de vos articles, voici quelques exemples :
4. COMMENT MA LISTE DE PUBLICATION SERA-T-ELLE IMPACTÉE ?
Des modèles de rapports de publication conformes au décret seront instaurés pour l’évaluation des chercheurs ULiège et CHU dès la rentrée académique 2025-2026.
À savoir que les articles non conformes au décret car ils n’ont pas été déposés en accès ouvert n’apparaitront plus dans les listes de publications. Un phasage est prévu afin de permettre une mise en conformité progressive de vos articles, en commençant par les publications les plus récentes.
5. QUELS SONT LES DÉLAIS DE MISE EN CONFORMITÉ ?
L’adaptation des rapports de publications pour conformité au décret Open Access commencera à la rentrée académique 2025-2026, selon le phasage suivant :
Septembre 2025 : articles 2024 et plus récents
Décembre 2025 : articles depuis 2023
Juin 2026 : articles depuis 2022
Décembre 2026 : articles depuis 2021
Juin 2027 : articles depuis 2020
Décembre 2027 : articles depuis 2019
Juin 2028 : articles depuis 2018
En d’autres termes, les articles publiés ou acceptés pour publication depuis 2024 devront être conformes au décret pour septembre 2025, ceux de 2023 devront être conformes pour décembre 2025, ceux de 2022 pour juin 2026... Et ainsi de suite. Ainsi, les articles qui ne sont pas déposés en accès ouvert n’apparaitront progressivement plus dans les listes de publications.
6. COMMENT REPÉRER FACILEMENT MES ARTICLES NON CONFORMES ?
L’URL suivante vous permettra d’identifier automatiquement vos articles non conformes au décret Open Access. Pour cela, il vous suffit de remplacer XXXXXX par votre identifiant ULiège ou CHU dans l'URL suivante (après “uid=”) : https://orbi.uliege.be/decree_not_compliant?uid=XXXXXXX
Vous pourrez voir tous vos articles en accès restreint. Si certains d'entre eux ont une période d'embargo conforme au décret FWB, sachez que vous ne devez pas les modifier et qu'ils apparaîtront dans vos listes de publications.
7. VAIS-JE DEVOIR MODIFIER MES ANCIENS ARTICLES ?
Oui, les articles acceptés pour publication ou publiés depuis 2018 et identifiés comme non conformes devront être modifiés afin que leur texte intégral soit mis en accès ouvert :
Si vous disposez encore de la version “auteur” (version finale révisée non mise en page) de votre article, vous pouvez directement la déposer au format PDF en accès ouvert sur ORBi. Vous pouvez toujours déposez cette version de vos articles scientifiques en accès ouvert comme vous y autorise la modification des dispositions de l'article 29 du Code de droit économique relatives au droit d’auteur et ce quel que soit le contrat signé avec l’éditeur. Si l’éditeur l’exige, le décret permet que l’article soit déposé en accès ouvert avec un embargo qui ne peut pas excéder 6 mois pour les domaines des sciences, des techniques et de la médecine humaine ou vétérinaire et 12 mois pour les sciences humaines et sociales.
Si vous ne disposez pas de la version “auteur” de votre article, vous pouvez en reconstituer une sur base de votre version éditeur (version finale révisée et mise en page) en suivant cette procédure, aussi disponible en tutoriel vidéo. Vous pouvez également demander une restitution de version auteur à l’étape 3 du processus de dépôt. Nous nous chargerons alors de traiter votre article. Nous ne pouvons néanmoins pas garantir de délais de traitements, les demandes pouvant être très nombreuses. Si vous avez la moindre question à ce propos, contactez l'équipe ORBi.
Quant aux textes intégraux des articles publiés dans des revues en Open Access, sous licence Creative Commons ou autre licence libre, ils peuvent et doivent toujours être déposés sur ORBi en accès ouvert dans leur version publiée.
8. COMMENT RENDRE MES ARTICLES CONFORMES ?
Suivez la procédure suivante :
Remplacez XXXXXX par votre identifiant ULiège ou CHU dans l'URL suivante (après “uid=”) afin de visualiser toutes vos publications devant être mises à jour : https://orbi.uliege.be/decree_not_compliant?uid=XXXXXXX. Vous pourrez voir tous vos articles en accès restreint. Si certains d'entre eux ont une période d'embargo conforme au décret FWB, sachez que vous ne devez pas les modifier et qu'ils apparaîtront dans vos listes de publications.
L’article a été publié en Open Access ou mentionne une licence Creative Commons ? Si oui, déposez-en la version finale éditeur (version finale mise en page) en accès ouvert sur ORBi, en précisant la licence Creative Commons s’il y en a une.
L’article n’a pas été publié en Open Access ? Dans ce cas, vous pouvez déposer en accès ouvert :
Nous vous conseillons donc vivement de conserver cette version de votre article chaque fois que possible. Si vous ne disposez pas de la version auteur de votre article, vous pouvez en reconstituer une sur base de votre version “éditeur” (version finale telle que publiée) en suivant cette procédure, aussi disponible en tutoriel vidéo. Vous pouvez également demander une restitution de version auteur à l’étape 3 du processus de dépôt. Nous nous chargerons alors de traiter votre article. Nous ne pouvons néanmoins pas garantir de délais de traitements, les demandes pouvant être très nombreuses.
La version finale "éditeur” de l’article peut parfois être déposée en accès ouvert, même si la revue n’est pas en Open Access et qu'un copyright transfer agreement a été signé. Vous trouverez généralement les droits accordés par les éditeurs sur le site web de la revue ou dans Open Policy Finder
9. COMMENT GARANTIR LA CONFORMITÉ DE MES FUTURES PUBLICATIONS ?
En publiant directement dans des revues en Open Access, ce qui vous permettra de déposer la version éditeur de votre article en accès ouvert sur ORBi. Le DOAJ, par exemple, recense plus de 13.000 revues peer reviewed ou editorial reviewed en accès ouvert et sans frais de publication.
En conservant chaque fois que possible la version “auteur” (version finale sans la mise en page de l’éditeur) de vos articles afin de les déposer en accès ouvert dans ORBi (avec ou sans embargo). Vous pouvez toujours déposez cette version de vos articles scientifiques en accès ouvert comme vous y autorise la modification des dispositions de l'article 29 du Code de droit économique relatives au droit d’auteur et ce quel que soit le contrat signé avec l’éditeur.
10. QU'EST-CE QU'UN "POSTPRINT AUTEUR" ?
Le postprint auteur est la version finale du texte publié mais sans la mise en page de l'éditeur.
Pour vous aider à visualiser la différence entre les versions de vos articles, voici quelques exemples :
11. COMMENT RECREER UN "POSTPRINT" AUTEUR DE MES ARTICLES ?
Vous pouvez facilement recréer, à partir du PDF publié, une version "auteur" de votre article via Word. Suivez cette procédure, aussi disponible en tutoriel vidéo.
Vous pouvez également demander une restitution de version auteur à l’étape 3 du processus de dépôt. Nous nous chargerons alors de traiter votre article. Nous ne pouvons néanmoins pas garantir de délais de traitements, les demandes pouvant être très nombreuses.
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