Historique du projet

ORBi est le résultat d'une réflexion débutée dès les années 2000. La première version d'ORBi voit le jour en 2008.

Première initiative en Fédération Wallonie-Bruxelles

En 2001 démarre le développement par les membres de la BICfB (Bibliothèque Interuniversitaire de la Communauté française de Belgique) de la première initiative de répertoire institutionnel Open Access : BICTEL/e.

Le but du projet ? Regrouper sur une même plateforme les textes intégraux des thèses réalisées au sein des universités francophones belges et les rendre disponibles en accès ouvert.

En 2006, le Conseil d’Administration de l’Université de Liège décide d’imposer à tous les doctorants de l’institution le dépôt de leur thèse, en tout ou en partie, sur le répertoire BICTEL/e de l'Université de Liège. En 2007, Le Conseil d’Administration de la Faculté universitaire des Sciences agronomiques de Gembloux (FUSAGx) choisit de suivre également cette initiative.

Premiers pas vers un dépôt institutionnel

Dès 2004, la BICfB envisage la possibilité d'organiser, au niveau des académies universitaires, des dépôts institutionnels élargis à tous les types de publication. La phase pilote de cette étude démarre pour l'Académie Wallonie-Europe en janvier 2005, grâce en partie à un budget affecté par la BICfB.

A l’Université de Liège, une équipe se constitue à l’initiative du Recteur de l’Université de Liège, Bernard Rentier, et sous l’autorité du Directeur du Réseau des Bibliothèques, Paul Thirion, tous deux fervents promoteurs de l’Open Access.

La phase pilote mise en place avait les objectifs suivants :

• analyser les politiques d’auto-archivage des publications des groupes cibles et les politiques des éditeurs en matière d'Open Access ;
• cerner les contraintes particulières liées à ces politiques;
• élaborer une typologie des documents et des métadonnées associées dans le respect des standards internationaux ;
• mettre au point les méthodes, procédures et outils nécessaires pour généraliser le dépôt au niveau de l'Institution ;
• choisir une plateforme logicielle et en définir les axes de développement pour répondre adéquatement aux besoins de l'Institution ;
• choisir et mettre au point des services à valeur ajoutée ;
• élaborer une politique institutionnelle en matière d'auto-archivage à soumettre aux Autorités de l’Université de Liège.

Quatre groupes cibles participent à cette phase pilote :

• Le Centre d'Etude et de Recherche sur les Macromolécules (CERM)
• Le Centre de Recherches du Cyclotron
• L'Unité d'Entomologie fonctionnelle et évolutive
• le Recteur Bernard Rentier et le Vice-Recteur Albert Corhay

Durant la phase pilote, plus de 1.500 publications sont analysées.

Analyse des politiques éditoriales

Les publications des groupes cibles sont analysées sur base des politiques de copyright et d'auto-archivage des éditeurs renseignées par Sherpa-Romeo.

L'étude montre que : 

• Près de 50% des articles des groupes cibles peuvent immédiatement être déposés sur un répertoire institutionnel
• Environ 20% des articles des groupes cibles ne peuvent pas être déposés sur un répertoire institutionnel
• Environ 30% des publications concernées n’ont pas de politique renseignée sur Sherpa-Romeo.

Les éditeurs pour lesquels aucune information n'est disponible sont interrogés et les réponses reçues sont transmises à Sherpa-Romeo, avec qui une collaboration a été mise en place.

Problématique du postprint auteur

La phase pilote permet de constater que les auteurs ne conservent pas forcément une copie du texte de leurs articles acceptés pour publication. Cela pose problème, la plupart des éditeurs acceptant le dépôt institutionnel de la version auteur uniquement.

Après recherches, une procédure de reconstitution de version auteur des articles est donc mise au point, permettant un traitement rapide et efficace.

Choix du logiciel et développement de l'outil

Le logiciel libre DSpace , développé au Massachusetts Institute of Technology-MIT, est choisi pour le développement du répertoire institutionnel. Ce choix est motivé par la puissance et les possibilités de l'outil, mais aussi par le fait que plusieurs grandes institutions en Belgique et dans le monde ont déjà adopté cette plate-forme internationalement reconnue (Université de Gand, Université Libre de Bruxelles, MIT Libraries, University of Cambridge, University of Toronto, Université de Montréal…).

De nombreux développements complémentaires ont été réalisés afin de répondre plus adéquatement aux besoins de l'Institution, notamment : 

• une interface web user-friendly pour soumettre, gérer et charger des documents via un espace de travail personnel
• des formulaires adaptés aux différents types et sous-types de documents
• la possibilité de déposer plusieurs documents associés à une seule référence (par exemple, une monographie découpée en plusieurs chapitres) ; plusierus versions d’une même publication (preprint, version auteur, pdf éditeur) et d’ajouter des documents supplémentaires (photos, graphiques, données brutes, présentations powerpoint, fichiers de données...)
• la possibilité d’enregistrer comme brouillons une référence non finalisée
• l’ affichage pour tous les co-auteurs de l’Institution des publications qu’ils ont en commun dès que l’un deux commence l’encodage
• l’ajout des coordonnées des auteurs (nom, prénom, e-mail, affiliation et identifiant) à partir des informations disponibles dans l'annuaire de l'Université de Liège
• l’ajout des données relatives aux revues scientifiques (titre complet, titre abrégé, ISSN, e-ISSN, éditeur, mention de peer reviewing...) à partir d'une base créée et gérée par l'équipe d'ORBi
• un lien automatique vers la base Sherpa-Romeo qui répertorie les politiques éditoriales en matière d'auto-archivage ;
• des listes dynamiques des institutions, des organismes subsidiants, des centres de recherche, des projets européens
• une aide contextuelle accompagnant le déposant tout au long du processus de soumission
• la possibilité d'importer des références bibliographiques à partir de bases de données internationales (Pubmed, Web of Knowledge, Scopus...) ou à partir d'outils de gestion bibliographique personnelle (EndNote, Zotero…)
• la mise en place d'une procédure de désignation d'un mandataire par le déposant ;
• des statistiques générales concernant l’évolution du dépôt et son utilisation (nombre de téléchargements) mais aussi des statistiques par référence et personnelles pour les auteurs de l’Université
• la génération de listes de publications selon des normes bibliographiques internationales ;
• une gestion facile des demandes de tirés à part pour les documents en  accès restreint ;
• l’ajout d’un bouton « Get It » permettant de retrouver une publication dans le catalogue des bibliothèques de l’Université
• l’intégration d'ORBi dans le SSO (Single-Sign-On) de l'Université de Liège afin de permettre par une identification unique l'accès aux outils institutionnels de type MyULg...
• la génération de listes de références via un widget permettant d'inclure du contenu dynamique dans des pages web personnelles, de services, de facultés ;

De plus :

• Des systèmes de catégorisation et de classification ont été élaborés afin de correspondre aux besoins de toute l’Université.
• La structure des métadonnées a été contrôlée afin de respecter le protocole OAI-PMH, ceci permettant le moissonnage (harvesting) des références d'ORBi par les moteurs de recherche et métamoteurs OAI (OAIster, Scientific Commons, Google Scholar...) ainsi que l'interopérabilité avec le projet européen DRIVER (Digital Repository Infrastructure Vision for European Research).
• Un lien vers la liste des publications de l'auteur sur ORBi a été ajouté dans l'annuaire de l'Université de Liège.
• Une pré-importation a été réalisée dans ORBi d'environ 20.000 références correspondant aux publications de l’Université de Liège référencées dans le Web of Science, Medline et aux publications des groupes cibles de la phase pilote.

Equipe et collaborateurs

Une équipe ORBi dirigée par Paul Thirion est constituée au sein du Réseau des Bibliothèques de l’Université de Liège. Cette équipe est constituée :

• de bibliothécaires, Myriam Bastin et Dominique Chalono
• d’une équipe d’informaticiens dirigée par Fabian Smagghe

Les questions juridiques sont examinées par Laurence Thys, juriste attachée au Réseau des Bibliothèques.

Ils reçoivent également l’aide et le soutien de nombreux collègues du Réseau des Bibliothèques.

Ils collaborent au sein de l’Université avec : 

• le Service des Affaires juridiques de l'Université de Liège
• l’Administration Recherche et Développement
• la Cellule Web
• la Cellule Graphisme
• le Service Général d'Informatique (SEGI)

Ainsi qu’avec : 

• Sherpa-Romeo
• les responsables du projet DRIVER-Belgique
• Fonds de la Recherche Scientifique (F.R.S.-FNRS) 

Naissance officielle d'ORBi

Sur proposition du Recteur, le Conseil d'Administration de l'Université de Liège décide en date du 23 mai 2007 la création de la digithèque ULg (Le mandat ULg).
Le 29 juin 2007 puis le 28 septembre 2007, le Conseil d'Administration de la FUSAGx décide officiellement de s'associer au projet et définit une politique institutionnelle identique à celle de l'Université de Liège.

Enfin, novembre 2008 marque le lancement officiel d'ORBi, "Open Repository and Bibliography" (répertoire et bibliographie institutionnels ouverts). Orbi fait aussi référence à la locution latine qui signifie "pour le monde", soulignant la volonté de l'Université de mettre sa production scientifique à disposition de tous, sans contrainte financière ou technique.

En l'espace d'une année, l'ensemble des développements ergonomiques et fonctionnels souhaités, ainsi que les outils d'aide nécessaires ont été développés et mis en place. Les auteurs de l'Université de Liège pouvaient désormais déposer leurs références et les textes intégraux de leurs publications. 

Le référencement sur les moteurs de recherche internationaux est progressivement mis en place augmentant d'autant la visibilité de la production scientifique de l'Institution.

Le mandat

Le Conseil d'Administration de l’Université de Liège a décidé, en date du 23 mai 2007, de rendre obligatoire : 

• l'introduction des références de toutes les publications des membres de l'Université depuis 2002 ;
• le dépôt de la version électronique intégrale de tous les articles publiés par les membres de l'Université depuis 2002.

La référence doit être introduite dans ORBi dès acceptation de publication par l'éditeur ou dès que le document pourra être considéré comme abouti, dans le cas de communications orales par exemple.

Les documents en cours de soumission auprès de l'éditeur, mais pas encore acceptés, ne devront pas être introduits.

Renforcement du dépôt obligatoire

Le 17 septembre 2014, le Conseil d’Administration de l’Université de Liège a choisi de renforcer le mandat obligatoire de dépôt sur ORBi. Désormais :
•    toutes les références des publications des auteurs de l’Université de Liège devront être introduites dans ORBi (plus seulement celles publiées depuis 2002) ;
•    le dépôt du texte intégral des articles publiés depuis 2002 dès acceptation est rendu obligatoire ;
•    l'obligation pour les évaluateurs de ne considérer que les listes de publications provenant d'ORBi pour l'évaluation des dossiers pour toute demande de nomination, promotion ou attribution de crédit est renforcée ;
•    les thèses contenues dans BICTEL/e seront intégrées à ORBi.

Quelques chiffres

Presentations and publications around ORBi